Software per il check-in Top per hotel: semplifica la tua esperienza ospite

Il settore dell'ospitalità si sta evolvendo e gli ospiti degli hotel si aspettano ora un'esperienza di check-in fluida e tecnologicamente avanzata. Le lunghe file alla reception e i moduli di check-in manuali vengono sostituiti da soluzioni di check-in contactless, tecnologia di chiavi mobili e tessere di registrazione digitali. Integrando un sistema di gestione della proprietà con un sistema di check-in self-service, gli hotel possono semplificare le operazioni, ridurre il contatto fisico e migliorare la soddisfazione degli ospiti.

In questo blog, esploreremo i migliori software di check-in per ottimizzare il percorso degli ospiti, dal check-in online ai chioschi self-service e alle soluzioni con chiavi mobili. Questi strumenti aiutano gli hotel a gestire gli arrivi imminenti, ridurre i tempi di attesa e creare maggiori opportunità di upselling dei servizi. Che si tratti di serrature intelligenti, codici QR o un chiosco Mews, investire in un sistema di check-in contactless è fondamentale per migliorare l'efficienza e l'esperienza degli ospiti.

Takeaway chiave

• Le soluzioni di check-in contactless, come chiavi mobili e chioschi, aumentano la soddisfazione degli ospiti e riducono i costi operativi.
• Un sistema di check-in integrato con un sistema di gestione della proprietà semplifica le prenotazioni e i pagamenti.
• Le soluzioni di check-in con integrazione dell'intelligenza artificiale personalizzano l'esperienza degli ospiti, automatizzano i processi e migliorano l'efficienza operativa.

Cos'è un software per il check-in in hotel?

Il software per il check-in alberghiero è una soluzione tecnologica progettata per semplificare il processo di check-in, consentendo agli ospiti di registrarsi, accedere alle proprie camere ed effettuare pagamenti con un'interazione minima di persona. Questo sistema facilita il check-in online, le app mobili e i chioschi self-service, automatizzando attività come la raccolta dei dati personali, la gestione delle prenotazioni e l'elaborazione dei pagamenti. Sostituendo il check-in manuale con soluzioni digitali, gli hotel possono ridurre i costi operativi, eliminare le lunghe code alla reception e migliorare la soddisfazione degli ospiti. Il settore alberghiero e dei resort, che include il mercato del check-in, è stato valutato 1,5 trilioni di dollari nel 2023 .

L'evoluzione della tecnologia di check-in si è allontanata dai tradizionali metodi manuali per adottare soluzioni più avanzate e automatizzate. I primi check-in in hotel richiedevano agli ospiti di compilare schede di registrazione e di fornire chiavi fisiche. Oggi, le soluzioni di check-in mobile e contactless hanno reso il processo più rapido e pratico, consentendo agli ospiti di effettuare il check-in da remoto tramite i propri smartphone, accedere alle proprie camere con serrature intelligenti e persino gestire i pagamenti tramite i propri dispositivi mobili.

Con l'avanzare di questa tecnologia, il processo di check-in è diventato più intuitivo ed efficiente, migliorando il percorso dell'ospite dall'arrivo al check-out. Soluzioni di chiavi mobili, codici QR e download di app sono fondamentali nei moderni sistemi alberghieri, consentendo agli ospiti di evitare lunghe code e contatti fisici, accedendo al contempo a tutti i servizi necessari. Il passaggio all'automazione del check-in tramite dispositivi mobili non solo fa risparmiare tempo, ma offre anche maggiori opportunità agli hotel di migliorare le proprie operazioni, ridurre i punti di contatto fisici e offrire un'esperienza complessivamente migliore agli ospiti.

Leggi: Il futuro della tecnologia alberghiera: strumenti e soluzioni indispensabili per gli hotel moderni

Quali sistemi utilizzano gli hotel per il check-in?

Di seguito sono riportati i vari sistemi di check-in utilizzati dagli hotel, evidenziando come ciascuno di essi influisca sull'esperienza degli ospiti e sull'efficienza operativa complessiva.

a. Procedura di check-in tradizionale alla reception

Il check-in tradizionale alla reception rimane diffuso, soprattutto negli hotel più tradizionali o nelle regioni con un'adozione tecnologica più lenta. Questo processo manuale prevede che gli ospiti forniscano i propri dati personali e ricevano le chiavi fisiche, il che può causare lunghe code e ritardi.

Sebbene alcuni ospiti apprezzino l'interazione personale, le inefficienze di questo sistema possono generare frustrazione, soprattutto nelle ore di punta, incidendo negativamente sulla soddisfazione degli ospiti. Secondo i dati del settore, fino al 30-40% degli hotel si affida ancora a questo metodo, a seconda della regione e della tipologia di struttura.

b. Chioschi self-service

I chioschi self-service stanno diventando un'alternativa popolare, con oltre l'80% dei viaggiatori disposti a soggiornare in un hotel con un sistema di check-in completamente automatizzato. Questi chioschi consentono agli ospiti di effettuare il check-in rapidamente scansionando i dettagli della prenotazione, inserendo le informazioni di pagamento e stampando le chiavi della camera.

Riducendo la necessità di interazioni faccia a faccia, questi chioschi semplificano il processo di check-in e liberano il personale della reception, che può così concentrarsi su altre attività, migliorando l'efficienza operativa e la soddisfazione degli ospiti.

c. Check-in mobile e online, soluzioni contactless

Il check-in tramite dispositivi mobili e le soluzioni contactless stanno rapidamente guadagnando popolarità, soprattutto perché gli hotel stanno adottando sempre più tecnologie per migliorare l'esperienza degli ospiti. All'inizio del 2021, il 57% degli hotel ha espresso interesse a digitalizzare i processi di check-in e check-out.

Consentendo agli ospiti di effettuare il check-in tramite smartphone, questi sistemi offrono praticità e riducono la necessità di interazioni faccia a faccia, aumentando la soddisfazione degli ospiti e riducendo al minimo il contatto fisico.

Leggi: Prenotazioni dirette per hotel: strategie per incrementare le vendite

Come funziona il check-in tramite dispositivo mobile in un hotel?

Il check-in tramite dispositivi mobili in genere prevede che gli ospiti effettuino il check-in prima del loro arrivo tramite un'app dedicata dell'hotel. Gli ospiti inseriscono i dettagli della prenotazione, forniscono informazioni personali e possono caricare i documenti richiesti, come documenti d'identità o documentazione relativa al COVID.

Una volta completata la procedura, gli ospiti riceveranno la chiave mobile, che potrà utilizzare per accedere alla loro camera, semplificando l'intera procedura di check-in e aumentando la comodità degli ospiti.

Quali sono i vantaggi del check-in tramite dispositivo mobile?

Il check-in tramite dispositivi mobili offre numerosi vantaggi, tra cui tempi di check-in più rapidi, maggiore praticità e riduzione delle interazioni personali. Gli ospiti possono saltare le lunghe code, completare la procedura di check-in tramite smartphone e accedere immediatamente alle proprie camere tramite le chiavi mobili.

Per gli hotel, il check-in tramite dispositivi mobili riduce i costi di manodopera, riduce al minimo gli errori e aumenta l'efficienza operativa, soddisfacendo al contempo le preferenze degli ospiti per soluzioni contactless.

Quali sono gli svantaggi del check-in tramite dispositivo mobile?

Sebbene il check-in tramite dispositivi mobili offra numerosi vantaggi, presenta anche alcuni potenziali svantaggi. Alcuni ospiti potrebbero avere difficoltà a scaricare le app o avere un accesso limitato agli smartphone, il che potrebbe ostacolare l'esperienza di check-in.

Inoltre, problemi tecnici, come scarsa connettività Internet o malfunzionamenti delle app, possono causare frustrazioni e ritardi. Inoltre, alcuni ospiti potrebbero preferire l'interazione diretta con il personale dell'hotel, che il check-in tramite dispositivi mobili non è in grado di replicare appieno.

d. Verifica biometrica e digitale dell'identità

La verifica biometrica e digitale dell'identità sta diventando sempre più comune, poiché gli hotel si impegnano a migliorare la sicurezza e a offrire un'esperienza di check-in più fluida. Il 69% degli ospiti internazionali è disposto a utilizzare la biometria per la verifica dell'identità, inclusi il riconoscimento facciale o le impronte digitali.

Questo sistema garantisce che solo l'ospite autorizzato possa accedere alla camera d'albergo, migliorando la sicurezza e riducendo la necessità di check-in e interazioni fisiche.

e. Concierge virtuale basato sull'intelligenza artificiale e check-in automatico

I servizi di concierge virtuale basati sull'intelligenza artificiale stanno diventando sempre più popolari nel settore alberghiero. Alla fine del 2023, l'11% delle strutture ricettive utilizzava già l'intelligenza artificiale e un numero ancora maggiore prevedeva di implementarla nei mesi successivi.

Questi sistemi basati sull'intelligenza artificiale consentono il check-in automatico, consentendo agli ospiti di completare le procedure di check-in e di comunicare con il personale dell'hotel prima ancora del loro arrivo, semplificando così il loro soggiorno.

Cosa cercare in un software di check-in per hotel?

Ecco le caratteristiche essenziali da ricercare in un software per il check-in per garantire un'esperienza fluida ed efficiente sia per gli ospiti dell'hotel che per il personale.

a. Check-in senza contatto e compatibilità con i dispositivi mobili

Il check-in contactless e la compatibilità con i dispositivi mobili sono essenziali per migliorare il comfort degli ospiti dell'hotel. Offrire un'opzione di check-in online consente agli ospiti di completare il check-in in anticipo, riducendo al minimo la necessità di interagire di persona alla reception. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma crea anche un'esperienza di arrivo fluida, consentendo agli ospiti di evitare lunghe code e dirigersi direttamente in camera.

b. Integrazione con soluzioni PMS (Property Management Systems) e ORM

Un sistema di check-in efficiente deve integrarsi perfettamente con il Property Management System (PMS), consentendo aggiornamenti in tempo reale dei dettagli del check-in degli ospiti, dell'assegnazione delle camere e delle informazioni sulla carta di registrazione dell'hotel. Inoltre, l'integrazione con soluzioni di Online Reputation Management (ORM) MARA basata sul web, garantisce una gestione rapida di feedback e richieste, migliorando la soddisfazione degli ospiti e consentendo servizi personalizzati in base alle preferenze e alle prenotazioni precedenti.

Leggi: Scegliere i migliori sistemi di gestione delle proprietà alberghiere: confronto tra i migliori software PMS

c. Funzionalità di sicurezza, inclusa la verifica dell'identità

I moderni software di check-in dovrebbero includere solidi strumenti di verifica dell'identità, come serrature intelligenti e scansioni biometriche, per garantire la protezione dei dati personali degli ospiti durante l'intera procedura di check-in. Utilizzando metodi sicuri per la verifica dell'identità degli ospiti, gli hotel possono ridurre i rischi per la sicurezza e migliorare la soddisfazione degli ospiti, offrendo un'esperienza sicura e senza contatto dall'arrivo al check-out.

d. Elaborazione dei pagamenti e transazioni online

L'integrazione dei fornitori di servizi di pagamento nel software di check-in garantisce un'esperienza di pagamento fluida per gli ospiti, consentendo loro di gestire tutte le transazioni online o tramite chioschi self-service, fondamentale per i pagamenti contactless. Questo sistema può anche abilitare pagamenti anticipati e consentire agli ospiti di pagare in anticipo per upgrade, comfort o altri servizi alberghieri, riducendo in definitiva le difficoltà alla reception e rendendo l'intero processo di arrivo più rapido ed efficiente.

Leggi: I 7 migliori sistemi di gestione delle entrate alberghiere: un confronto approfondito

e. Personalizzazione degli ospiti e opportunità di upselling

Uno dei principali vantaggi dei sistemi di check-in avanzati è la loro capacità di offrire servizi personalizzati in base alle preferenze di ciascun ospite, come upgrade di camera o servizi speciali. Questo livello di personalizzazione non solo migliora il soggiorno degli ospiti, ma offre anche agli hotel maggiori opportunità di generare ricavi aggiuntivi attraverso l'upselling durante il check-in.

f. Interfaccia intuitiva sia per il personale che per gli ospiti

Un'interfaccia intuitiva sia per gli ospiti che per il personale dell'hotel è fondamentale per garantire che il check-in si svolga senza intoppi. Che gli ospiti effettuino il check-in tramite dispositivi mobili, chioschi self-service o alla reception, è essenziale un sistema intuitivo che li guidi in modo efficiente attraverso la prenotazione, l'assegnazione delle camere e i dettagli di pagamento. Un'esperienza fluida significa che gli ospiti possono usufruire di un check-in più rapido e senza intoppi, e il personale dell'hotel può concentrarsi maggiormente sull'offerta di un servizio eccezionale durante tutto il soggiorno.

Quali sono i migliori software di check-in per gli hotel?

Ecco alcune delle migliori soluzioni software per il check-in degli hotel, ciascuna progettata per semplificare il processo di check-in e migliorare l'esperienza degli ospiti.

1. Migliore in assoluto: Mews

Mews offre una soluzione completa per il check-in contactless e l'automazione del check-in tramite dispositivi mobili, consentendo agli ospiti di completare rapidamente la procedura di check-in e ritirare le chiavi della camera in modo digitale. Il sistema di reception si integra perfettamente, consentendo di risparmiare tempo riducendo la necessità di interazioni di persona. Questo sistema all-in-one aumenta la soddisfazione degli ospiti e migliora l'efficienza operativa.

2. Ideale per grandi hotel: Oracle Opera

Oracle Opera è perfetto per i grandi hotel, offrendo un sistema di check-in avanzato integrato con soluzioni PMS. Supporta il self-check-in e il check-in rapido per volumi elevati di ospiti, riducendo le lunghe code alla reception. Il sistema raccoglie in modo efficiente i dati degli ospiti, rendendolo ideale per le catene alberghiere che desiderano semplificare le operazioni in più strutture.

3. Ideale per gli hotel boutique: Guestline

Guestline offre ai boutique hotel un'esperienza di check-in personalizzata tramite app mobili e chioschi self-service. Gli ospiti possono effettuare il check-in e ritirare le chiavi della camera in tutta semplicità, senza dover attendere alla reception. Il sistema si integra con il sistema di reception dell'hotel, consentendo una comunicazione fluida e un servizio personalizzato per un'esperienza di soggiorno ottimale.

4. Ideale per hotel economici: RoomRaccoon

RoomRaccoon offre una soluzione di check-in conveniente e intuitiva per gli hotel economici. Grazie al check-in contactless tramite smartphone, gli ospiti possono accedere rapidamente alle loro camere senza lunghe attese. Il sistema si integra con il sistema di reception dell'hotel, riducendo la necessità di personale aggiuntivo e migliorando la soddisfazione complessiva degli ospiti.

5. Ideale per hotel di lusso: Salto KS

Salto KS offre agli hotel di lusso la verifica biometrica dell'identità e l'integrazione con la serratura intelligente per un'esperienza di check-in sicura e senza intoppi. Gli ospiti possono usufruire di un check-in e di un accesso alle loro camere senza contatto, mentre il sistema personalizza la loro esperienza in base alle preferenze condivise in anticipo, garantendo un soggiorno di prima classe.

6. Ideale per le catene: Kipsu

Kipsu offre alle catene alberghiere una soluzione di check-in efficiente e scalabile, con chioschi self-service che consentono agli ospiti di effettuare il check-in rapidamente. Integrandosi con il sistema di reception dell'hotel, Kipsu riduce i tempi di attesa e raccoglie preziosi dati sugli ospiti, semplificando le operazioni e migliorando l'esperienza degli ospiti in più sedi.

7. Ideale per hotel tecnologici: ALICE

ALICE si distingue per l'automazione avanzata e le funzionalità basate sull'intelligenza artificiale, perfette per gli hotel tecnologicamente avanzati. Il sistema automatizza il check-in, la comunicazione con gli ospiti e l'assegnazione delle camere, consentendo un processo rapido ed efficiente. Grazie agli aggiornamenti in tempo reale e all'integrazione perfetta, ALICE migliora sia la produttività del personale che la soddisfazione degli ospiti.

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Fonte: Software Advice

MARA AI: integrazione perfetta con il tuo software di check-in e check-out

MARA AI offre un'integrazione perfetta con il software di check-in e check-out del tuo hotel, migliorando l'esperienza complessiva degli ospiti e semplificando le operazioni. Pur non gestendo direttamente i processi di check-in e check-out, le funzionalità basate sull'intelligenza artificiale di MARA semplificano la gestione della reputazione online (ORM) rispondendo e analizzando le recensioni degli ospiti in modo efficiente. Questa integrazione garantisce un approccio personalizzato e tempestivo al feedback degli ospiti, mentre i sistemi di check-in e check-out gestiscono gli arrivi e le partenze degli ospiti. Con MARA, puoi migliorare il percorso dei tuoi ospiti, gestire le recensioni in modo più efficace e risparmiare tempo prezioso per il tuo team.

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Review Inbox basata sull'intelligenza artificiale

Una delle caratteristiche chiave di questo strumento è la Review Inbox . La posta in arrivo della tua recensione rende la risposta a recensioni semplici come colpire "Genera Risposta" e fare clic su "Invia". La Review Inbox si collega a più fonti di revisione, tra cui Google, Booking.com e TripAdvisor, offrendo una visione panoramica di tutte le tue recensioni. E puoi persino configurare l'automazione della risposta delle recensioni: perché non consentire MARA di rispondere automaticamente a semplici recensioni, come recensioni di Google a 5 stelle senza testo, assicurandoti di non perdere mai una recensione? Le notifiche giornaliere sulle nuove recensioni ti mantengono aggiornato e in controllo.

Review Analytics

Per aiutarti a comprendere e analizzare la moltitudine di recensioni, Review Assistant incorpora anche Review Analytics . Ciò fornisce informazioni utili e di facile comprensione, personalizzate esclusivamente per la tua attività. Con MARA puoi ottenere rapidamente il succo di tutte le tue recensioni senza dover leggerle tutte. L'analisi è così dettagliata che puoi scoprire problemi specifici come "l'acqua nella piscina è troppo fredda" o "mancanza di opzioni per la colazione vegana". Queste informazioni aiutano a ottimizzare l'esperienza degli ospiti senza che tu sia un esperto di dati.

L'IA di risposta più personale

L'intelligenza artificiale di MARA non è solo una questione di efficienza; si tratta anche di personalizzazione. La Brand Voice consente all'intelligenza artificiale di adattarsi al tuo tono, assicurandoti che le tue risposte suonino autenticamente come te. Inoltre, con Smart Snippets , puoi "insegnare" all'intelligenza artificiale come rispondere a elogi o lamentele ricorrenti. La tua intelligenza artificiale incorpora quindi queste informazioni nelle sue risposte, ma sempre con parole diverse, fornendo risposte più personalizzate e pertinenti.

Questo assistente di risposta di revisione è diventato rapidamente un punto di svolta per oltre 2000 clienti. La sua promettente capacità di elevare la valutazione complessiva, amplificare i tassi di risposta, approfondire le intuizioni del feedback dei clienti ed economizzare sia tempo che denaro, è la ragione alla base della sua crescente popolarità.

La gestione delle recensioni online non deve essere un compito arduo. Con il software appropriato, non solo puoi semplificare il processo, ma puoi anche personalizzare le tue risposte e ricavare informazioni preziose dalle recensioni. Quindi, perché esitare a provare il nostro AI Review Assistant, MARA? Il test è completamente , non richiede una carta di credito e può essere completamente operativo in meno di cinque minuti.

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Considerazioni finali

Il futuro del check-in in hotel è senza dubbio incentrato sul mobile, con il check-in contactless e soluzioni basate sull'intelligenza artificiale che rivoluzionano l'esperienza degli ospiti. Investendo in un moderno software di check-in, gli hotel possono semplificare le procedure di check-out, ridurre i tempi di check-in e offrire agli ospiti un'esperienza fluida e sicura fin dalla fase di prenotazione. L'adozione di queste tecnologie migliora l'efficienza operativa, riduce la dipendenza dai sistemi di reception e favorisce un'esperienza più personalizzata per gli ospiti, rendendolo un investimento essenziale per gli hotel che desiderano rimanere competitivi e migliorare la soddisfazione complessiva degli ospiti.

Questo post fa parte della nostra serie di contenuti principali su " Il futuro della tecnologia alberghiera: strumenti e soluzioni indispensabili per gli hotel moderni ".