Orario di check-in in hotel: tutto quello che devi sapere come albergatore

Un check-in fluido è essenziale per creare una prima impressione positiva e aumentare la soddisfazione degli ospiti. Spesso gli ospiti hanno esigenze specifiche, come check-in anticipati, assistenza bagagli o opzioni di check-out posticipato. Soddisfare queste richieste può migliorare la loro esperienza e aumentare la fidelizzazione, soprattutto se abbinato a un solido programma fedeltà alberghiero.

In questo blog, parleremo di tutto ciò che gli albergatori devono sapere sulle policy di check-in e check-out, dalla gestione degli orari di arrivo alla gestione delle richieste di check-out posticipato. Parleremo anche di come check-in flessibili e programmi fedeltà possano aumentare la fidelizzazione degli ospiti e semplificare le operazioni alberghiere, per una migliore esperienza complessiva degli ospiti.

Qual è l'orario standard per il check-in in hotel?

L'orario standard per il check-in in hotel è in genere tra le 14:00 e le 16:00 . Questa finestra temporale offre al personale di pulizia il tempo necessario per preparare le camere, garantendo che ogni camera sia pronta per l'ospite successivo. L'orario di arrivo è essenziale per gestire l'occupazione dell'hotel e garantire agli ospiti un passaggio agevole alla loro sistemazione. Mentre alcuni viaggiatori potrebbero richiedere il check-in anticipato per rilassarsi o rinfrescarsi dopo un lungo volo, la maggior parte degli hotel garantisce che le camere siano disponibili e pronte entro questo orario standard. Gli hotel spesso soddisfano gli arrivi anticipati offrendo la possibilità di depositare i bagagli alla reception o di addebitare un supplemento per l'accesso anticipato alla camera.

Sebbene l'orario di check-in tipico sia pomeridiano, alcuni hotel offrono flessibilità, con check-in anticipati già a partire dalle 12:00 o check-in posticipati fino alle 16:00 o alle 17:00. Questa flessibilità può essere particolarmente interessante per i viaggiatori che hanno bisogno di più tempo per riposarsi o rilassarsi, soprattutto dopo un volo o un lungo viaggio. Offrire un orario di check-in standard consente all'hotel di semplificare le operazioni, ma offrire flessibilità può aumentare la soddisfazione degli ospiti, soprattutto se abbinato a programmi fedeltà o sistemazioni personalizzate. Gli hotel possono utilizzare opzioni di check-in tramite dispositivi mobili per semplificare ulteriormente questo processo e offrire servizi come trattamenti spa, che gli ospiti possono prenotare in anticipo, rendendo il loro soggiorno più piacevole.

Gli orari di check-in possono variare a seconda della classificazione dell'hotel. Per saperne di più, leggi: Diverse tipologie di hotel: una rapida panoramica

Quali sono le regole standard per il check-in in hotel?

Ecco le regole fondamentali per un check-in in hotel fluido ed efficiente, che garantisca agli ospiti di sentirsi accolti e coccolati.

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a. Check-in anticipato e check-out posticipato

Gli hotel spesso consentono il check-in anticipato e il check-out posticipato, ma in genere con un supplemento o nell'ambito di vantaggi offerti da programmi fedeltà. Ad esempio, Standard Hotels applica una commissione del 5% sul pacchetto "check-in in qualsiasi momento", consentendo ai viaggiatori flessibilità nell'orario di arrivo. Gli ospiti che arrivano prima dell'orario standard di check-in possono chiedere alla reception la disponibilità della camera, mentre coloro che necessitano di un check-out posticipato possono spesso prolungare il soggiorno di qualche ora, facilitando la gestione degli orari dei voli o di altre esigenze di viaggio.

b. Orario di arrivo flessibile

Molti hotel sono consapevoli che voli e viaggi non sempre coincidono con gli orari di check-in, quindi, quando possibile, offrono orari di arrivo flessibili. I programmi fedeltà degli hotel possono offrire ai propri iscritti opzioni di check-in anticipato o posticipato, mentre altri hotel offrono flessibilità con un piccolo supplemento. Gli orari di check-in flessibili contribuiscono a semplificare l'esperienza di viaggio, garantendo che le camere siano disponibili all'arrivo dei viaggiatori, consentendo loro di rilassarsi e sistemarsi rapidamente.

c. Requisiti di identificazione

Quasi il 99% degli hotel richiede un identità valido rilasciato da un'autorità governativa per il check-in, al fine di verificare l'identità degli ospiti. Questo passaggio è fondamentale per gli hotel e le catene internazionali, in quanto garantisce la sicurezza e il rispetto dei requisiti di legge. Il personale della reception controllerà i documenti d'identità all'arrivo, garantendo un processo sicuro e fluido per tutti gli ospiti.

d. Conferma della prenotazione

Al momento del check-in, il personale dell'hotel confermerà i dettagli della prenotazione, come tipologia di camera, durata del soggiorno, tariffa ed eventuali richieste speciali. Gli ospiti sono invitati a verificare questi dettagli per assicurarsi che la sistemazione corrisponda alle loro preferenze. Una procedura di conferma chiara aiuta a evitare qualsiasi incomprensione sui servizi della camera, sulla durata del soggiorno o sulla tariffa.

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e. Deposito cauzionale o pagamento

Gli hotel richiedono spesso un deposito cauzionale o la strisciata di una carta di credito per coprire eventuali spese accessorie, come parte standard della procedura di check-in. Questo deposito può coprire costi aggiuntivi per i servizi in camera o eventuali check-out posticipato richiesti dagli ospiti. Sebbene gli hotel non siano obbligati a comunicare in anticipo l'importo esatto del deposito, i viaggiatori sono invitati a informarsi sull'importo per rimanere informati sui costi associati al loro soggiorno in hotel.

Qual è la procedura di check-in negli hotel?

Ecco come gli hotel possono semplificare ogni fase del check-in per aumentare l'efficienza e la soddisfazione degli ospiti:

1. Saluto dell'ospite

Un'accoglienza calorosa e professionale definisce il tono del soggiorno. Insegnate al personale della reception ad accogliere ogni ospite chiamandolo per nome, se possibile, creando un'atmosfera accogliente fin dall'arrivo. Scoprite i consigli essenziali per accogliere e salutare calorosamente gli ospiti dell'hotel in questo articolo .

2. Verifica della prenotazione

Conferma rapidamente i dettagli della prenotazione, inclusi tipologia di camera, durata del soggiorno ed eventuali richieste speciali. L'utilizzo di sistemi di verifica mobile può velocizzare questa operazione, fornendo all'ospite una conferma immediata e chiare aspettative.

3. Riscossione di documenti d'identità e pagamenti

Verifica in modo efficiente l'identità degli ospiti e gestisci eventuali depositi o pagamenti con sistemi di pagamento sicuri e rapidi. Molti hotel implementano il check-in tramite dispositivi mobili o opzioni di pagamento prima dell'arrivo per accelerare questa fase, riducendo al minimo i tempi di attesa.

4. Assegnazione della stanza

Assegnate le camere in base alla disponibilità e alle preferenze, assicurandovi che gli ospiti che arrivano in anticipo o che hanno richieste specifiche vengano accontentati quando possibile. La flessibilità nelle tipologie di camera, come la disponibilità di tariffe giornaliere, è una buona idea per massimizzare l'occupazione senza sacrificare il comfort.

5. Emissione delle chiavi

Consegnate le chiavi della camera o attivate le chiavi mobili per l'accesso contactless. L'utilizzo di sistemi di chiavi digitali consente agli ospiti di accedere alle proprie camere tramite smartphone, evitando potenziali attese alla reception.

6. Spiegazione dei servizi e delle politiche

Fornisci una rapida panoramica dei servizi dell'hotel, delle politiche, degli orari di check-out e dell'accesso Wi-Fi. Una guida cartacea o digitale ai servizi dell'hotel è utile per garantire che gli ospiti siano a conoscenza della spa, delle aree lounge e di altre opzioni di relax disponibili durante il loro soggiorno. Scopri in questo articolo .

7. Accompagnamento o indicazioni per raggiungere la stanza

Offritevi di accompagnare gli ospiti alle loro camere o di fornire indicazioni chiare, soprattutto nelle strutture più grandi o nelle catene alberghiere. Questo gesto garantisce che gli ospiti raggiungano comodamente le loro camere e si sentano orientati nell'ambiente circostante, aiutandoli a rilassarsi e ad ambientarsi.

Come possono gli hotel ottimizzare il processo di check-in?

Ecco come gli hotel possono ottimizzare ogni fase del processo di check-in per migliorare l'efficienza e la soddisfazione degli ospiti:

a. Implementare chioschi per il check-in

I chioschi self-service consentono agli ospiti di gestire rapidamente il check-in, la selezione della camera e persino il check-out, riducendo i tempi di attesa alla reception. Con l'84% dei viaggiatori che preferisce le opzioni self-service, i chioschi offrono un'esperienza di check-in più rapida, consentendo agli ospiti di gestire i dettagli del proprio arrivo in modo indipendente e consentendo al personale di concentrarsi su altre esigenze degli ospiti.

Scopri i sistemi tecnologici essenziali per l'ospitalità degli hotel moderni: The Hospitality Tech Stack - Una panoramica dei sistemi di cui gli hotel hanno realmente bisogno

b. Adottare il check-in senza contatto

Il check-in tramite dispositivi mobili e le opzioni di chiave digitale garantiscono un'esperienza fluida e sicura, consentendo agli ospiti di accedere alle proprie camere direttamente tramite smartphone. Il check-in contactless riduce il contatto fisico, aumenta la comodità per gli ospiti che arrivano in ritardo e libera risorse della reception per un servizio personalizzato, il che aumenta la soddisfazione degli ospiti e l'efficienza dell'hotel.

Scopri come gli hotel moderni sfruttano i dati, l'IoT, l'intelligenza artificiale e altro ancora per rimanere competitivi nell'era digitale: Il futuro della tecnologia alberghiera: strumenti e soluzioni indispensabili per gli hotel moderni

c. Offrire orari di check-in e check-out flessibili

Orari di check-in e check-out flessibili sono una buona idea, soprattutto per gli ospiti con voli in mattinata o in tarda serata, e offrono una maggiore comodità ai viaggiatori più giovani. Gli hotel possono offrire opzioni come il check-out posticipato o il check-in anticipato a un costo aggiuntivo, adattandosi a orari diversi e aumentando al contempo i ricavi.

d. Check-in online prima dell'arrivo

Abilitare il check-in online prima dell'arrivo semplifica il processo di arrivo, riducendo la burocrazia e dando agli ospiti tutto il tempo per rilassarsi una volta arrivati ​​in hotel. Con il 40% dei viaggiatori che preferisce effettuare il check-in tramite il sito web dell'hotel, questa opzione di check-in anticipato accelera il processo, consentendo al personale di preparare le camere in base alle preferenze e alle esigenze dell'ospite.

e. Opzioni di upsell per il check-in anticipato e l'upgrade della camera

Con un'efficace strategia di upselling, gli hotel possono aumentare il fatturato fino al 14% . Offrire check-in anticipato, upgrade di camera o servizi alberghieri premium tramite pre-check-in online o al chiosco migliora l'esperienza degli ospiti, soddisfacendo le preferenze personalizzate, massimizzando il comfort e garantendo che le camere siano pronte per l'arrivo degli ospiti.

Ottimizza le tue politiche di check-in e check-out tramite la gestione degli annunci con MARA AI

Semplificare il check-in e il check-out è fondamentale per qualsiasi hotel che voglia migliorare la soddisfazione degli ospiti e l'efficienza operativa. MARA AI offre un approccio innovativo per gestire questi processi con semplicità. Centralizzando le risposte alle recensioni e le informazioni sugli ospiti, gli hotel possono adattare le proprie policy per soddisfare al meglio le esigenze degli ospiti, dagli arrivi anticipati ai consigli sul deposito bagagli, ottimizzando l'esperienza di check-in di ogni ospite. Questo strumento aiuta gli hotel a rispondere alle aspettative degli ospiti in termini di disponibilità delle camere e tariffe giornaliere, gestendo al contempo in modo efficiente le recensioni su piattaforme come Google, Booking.com e Tripadvisor.

Review Inbox basata sull'intelligenza artificiale

Review Inbox di MARA , i team degli hotel possono gestire senza problemi i feedback degli ospiti provenienti da più fonti, come Google, Booking.com e Tripadvisor, il tutto in un unico posto. Questa casella di posta consolida le recensioni su esperienze come check-in da dispositivi mobili, orari di arrivo e tariffe giornaliere flessibili, consentendo al personale di rispondere in modo rapido ed efficiente. Le risposte automatiche per recensioni semplici, come le valutazioni a 5 stelle senza commenti aggiuntivi, mantengono attivo il ciclo di feedback senza sovraccaricare le risorse, garantendo agli ospiti la certezza che la loro voce venga ascoltata.

Review Analytics avanzata

La Review Analytics consente agli hotel di ottenere informazioni più approfondite sui feedback degli ospiti, inclusi i frequenti accenni alle richieste di check-in anticipato, alle sistemazioni per il riposino pomeridiano e ai suggerimenti per la gestione dei bagagli o la prenotazione della tipologia di camera. MARA evidenzia gli schemi ricorrenti nei feedback degli ospiti, aiutando gli hotel a comprendere preferenze specifiche, come i servizi navetta per l'aeroporto o gli orari di check-out flessibili, per allineare meglio le policy alle aspettative dei viaggiatori. Grazie a queste analisi, gli hotel possono apportare modifiche basate sui dati, migliorando la comodità del check-in e migliorando l'esperienza complessiva degli ospiti.

Automazione delle revisioni semplificata

Dopo aver acquisito la fiducia del tuo Assistente di Revisione AI personale, puoi persino attivare il pilota automatico e creare regole di automazione. In questo modo, puoi specificare a quali recensioni l'IA deve rispondere direttamente, senza ulteriori approvazioni. Con la configurazione seguente, tutte le recensioni Google senza testo e con una valutazione a stelle pari o superiore a 4 riceveranno risposta automatica.

L'IA di risposta più personale

L'intelligenza artificiale di MARA unisce efficienza e personalizzazione. Grazie alla Brand Voice , l'intelligenza artificiale si adatta al tono unico di ogni hotel, garantendo risposte autentiche. Grazie agli Smart Snippets , MARA impara a rispondere a richieste comuni, come suggerimenti per i servizi nelle vicinanze o informazioni specifiche sui trasferimenti aeroportuali, offrendo ogni volta risposte personalizzate e contestualmente pertinenti. Questo sistema di risposta dinamico contribuisce a rendere i check-in più fluidi, favorisce recensioni positive e offre al personale dell'hotel più tempo per interagire in modo significativo con gli ospiti.

Questo assistente di risposta di revisione è diventato rapidamente un punto di svolta per oltre 2000 clienti. La sua promettente capacità di elevare la valutazione complessiva, amplificare i tassi di risposta, approfondire le intuizioni del feedback dei clienti ed economizzare sia tempo che denaro, è la ragione alla base della sua crescente popolarità.

La gestione delle recensioni online non deve essere un compito arduo. Con il software appropriato, non solo puoi semplificare il processo, ma puoi anche personalizzare le tue risposte e ricavare informazioni preziose dalle recensioni. Quindi, perché esitare a provare il nostro AI Review Assistant, MARA? Il test è completamente , non richiede una carta di credito e può essere completamente operativo in meno di cinque minuti.

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Pensiero finale

Ottimizzare il check-in in hotel è essenziale per migliorare la soddisfazione degli ospiti e semplificare le operazioni. Offrire opzioni flessibili come check-in anticipato, deposito bagagli e camere con tariffa giornaliera può soddisfare le esigenze dei viaggiatori che arrivano in orari diversi, sia dopo un lungo volo che dopo un viaggio impegnativo. Garantire che le camere siano pronte e soddisfare le richieste di accesso anticipato può offrire agli ospiti un'esperienza impeccabile fin dal loro arrivo in aeroporto. Offrire opzioni per un breve riposino o check-in anticipato come parte di un pacchetto di prenotazione è una buona idea per aiutare gli ospiti a sentirsi riposati e sistemati. In definitiva, concentrarsi sulla comodità e sulla flessibilità durante il check-in in hotel può migliorare notevolmente l'esperienza complessiva degli ospiti e fidelizzarli per i soggiorni futuri.

Questo post fa parte della nostra serie di contenuti principali " La guida completa alla gestione alberghiera: dalle operazioni all'esperienza degli ospiti ".