Piano di budget dell'hotel: passaggi essenziali per i piccoli hotel

Creare un budget alberghiero solido è fondamentale per i piccoli hotel per rimanere competitivi. Un budget ben pianificato aiuta gli albergatori a gestire ricavi e spese, concentrandosi su tassi di occupazione, costi variabili e spese in conto capitale. Con previsioni accurate, gli albergatori possono allocare le risorse in modo efficace e ottimizzare i prezzi a supporto della gestione dei ricavi.

In questo blog, vi guideremo attraverso i passaggi necessari per creare un budget per i piccoli hotel. Parleremo del processo di budgeting, di come prevedere i ricavi, allocare le risorse e pianificare sia i costi variabili che le spese in conto capitale per favorire la redditività e la crescita.

Cos'è il budget di un hotel?

Un budget alberghiero è un piano finanziario che delinea entrate e spese previste, aiutando gli albergatori ad allocare strategicamente le risorse per raggiungere gli obiettivi finanziari. Include la previsione delle entrate derivanti da diverse fonti di ricavo, come prenotazioni di camere, vendita di cibo e bevande e altri servizi, e la previsione dei costi operativi come stipendi, utenze e manutenzione.

Analizzando i costi fissi e variabili, il processo di budgeting aiuta a gestire le spese operative, ottimizzare la redditività e garantire la sostenibilità a lungo termine. La crescita del mercato dei software di contabilità alberghiera, valutato a 4,5 miliardi di dollari nel 2022 e destinato a raggiungere i 9,7 miliardi di dollari entro il 2030, riflette la crescente importanza di strumenti efficaci di budgeting e gestione finanziaria per gli albergatori.

I budget sono fortemente influenzati dalla classificazione degli hotel. Per saperne di più, leggi " Diverse tipologie di hotel: una rapida panoramica"

Che cosa sono le previsioni di budget alberghiero?

La previsione del budget alberghiero è il processo di previsione di ricavi e spese futuri per aiutare gli albergatori a prendere decisioni finanziarie consapevoli. Utilizzando dati storici, tendenze di mercato e strategie di prezzo dinamiche, gli albergatori possono prevedere i tassi di occupazione , la tariffa media giornaliera (ADR) e il fatturato per camera disponibile (RevPAR) . Queste previsioni consentono agli hotel di adattare il budget e l'allocazione delle risorse, garantendo l'ottimizzazione dei flussi di entrate e il controllo dei costi. Le previsioni supportano un'efficace gestione dei ricavi e una pianificazione delle spese in conto capitale, aiutando gli albergatori a bilanciare entrate e spese e ad anticipare i cambiamenti del mercato.

Quali sono i 3 tipi di budget nel settore alberghiero?

Ecco i tre principali tipi di budget nel settore alberghiero, ognuno dei quali svolge un ruolo cruciale nell'efficace pianificazione finanziaria e nell'allocazione delle risorse.

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1. Budget operativo

Il budget operativo nel settore alberghiero si concentra sulle spese quotidiane necessarie per la gestione ottimale dell'hotel. Questo include costi fissi come utenze, manutenzione e stipendi, nonché costi variabili come le spese per cibo e bevande. I costi del personale rappresentano una parte significativa del budget operativo, rappresentando circa il 20-25% dei costi complessivi del personale . Un'adeguata pianificazione e previsione del budget in quest'area consente agli albergatori di allocare le risorse in modo efficace, gestire le spese e garantire la redditività delle attività principali dell'hotel, comprese le prenotazioni delle camere e i servizi. Un budget operativo ben strutturato supporta le strategie di revenue management dell'hotel, ottimizzando l'allocazione delle risorse per ottenere il massimo profitto.

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2. Bilancio di capitale

Il budget di capitale si concentra su investimenti a lungo termine volti a migliorare le risorse fisiche dell'hotel, come ristrutturazioni, aggiornamenti tecnologici e miglioramenti della struttura. Nel settore alberghiero, le spese in conto capitale rappresentano in genere circa il 28,7% del budget dell'hotel . Questo budget è fondamentale per valutare il ROI degli investimenti in aree come i sistemi di gestione immobiliare (PMS), gli strumenti di tariffazione dinamica e il miglioramento dell'esperienza degli ospiti. La definizione del budget per le spese in conto capitale aiuta a garantire che gli investimenti siano in linea con gli obiettivi strategici dell'hotel, aumentando la redditività a lungo termine e mantenendo un vantaggio competitivo sul mercato.

3. Budget del flusso di cassa

Un budget di cassa è essenziale per gestire la liquidità e garantire che l'hotel possa far fronte ai propri obblighi finanziari a breve termine. Una percentuale ragionevole di flusso di cassa per un hotel è di circa il 10% , a copertura di spese come stipendi, utenze e manutenzione. Una gestione efficace del flusso di cassa supporta la definizione del budget e le previsioni, aiutando gli albergatori a prevedere le fluttuazioni di entrate e spese. Questo budget consente un'allocazione più precisa delle risorse, garantendo un'operatività fluida anche durante periodi di bassa occupazione o spese impreviste. Monitorando attentamente il flusso di cassa, gli albergatori possono mantenere la stabilità finanziaria ed evitare problemi di liquidità che potrebbero influire sulle operazioni quotidiane.

Quali sono i fattori da considerare quando si stila un budget per un hotel?

Ecco i fattori chiave da considerare quando si crea un budget alberghiero per garantire stabilità finanziaria e redditività.

a. Flussi di entrate

Quando si crea un budget alberghiero, è essenziale identificare tutti i potenziali flussi di entrate per una previsione accurata. I budget alberghieri dovrebbero tenere conto di diverse fonti di reddito, come la vendita delle camere, i ricavi da ristorazione, i servizi spa, l'organizzazione di eventi e altri servizi accessori.

Proiezioni accurate dei ricavi sono fondamentali per allocare le risorse e determinare quanto investire in ciascun flusso di entrate. Comprendere queste diverse fonti consente agli albergatori di ottimizzare le proprie strategie, come la tariffazione dinamica per le prenotazioni delle camere, e di gestire efficacemente l'allocazione del budget per il marketing e il revenue management. Garantire che ogni fonte di entrate sia considerata e prevista correttamente contribuisce a un processo di budgeting strategico.

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b. Occupazione e ADR (tariffa media giornaliera)

Prevedere l'occupazione e la tariffa media giornaliera (ADR) è fondamentale per stimare il fatturato dell'hotel e allocare il budget in modo appropriato. L'occupazione si riferisce alla percentuale di camere disponibili prenotate, mentre l'ADR riflette il prezzo medio per ogni camera venduta. Queste metriche sono direttamente collegate al fatturato dell'hotel e devono essere adeguate in base alle tendenze del mercato, agli eventi locali, alla stagionalità e ai prezzi della concorrenza.

Grazie a una previsione accurata dell'occupazione e dell'ADR, gli albergatori possono adattare i costi operativi, i budget di marketing e le strategie di revenue management per massimizzare la redditività. Il processo di budgeting e forecasting dovrebbe includere le fluttuazioni di questi parametri per ottimizzare le entrate e le spese complessive.

c. Costi operativi

I costi operativi, sia fissi che variabili, costituiscono una parte significativa del budget alberghiero. I costi fissi come stipendi, utenze e assicurazioni rimangono relativamente costanti indipendentemente dal tasso di occupazione, mentre i costi variabili come prodotti per la pulizia, manutenzione e manodopera aumentano in base all'attività degli ospiti e ai livelli di occupazione.

Comprendere e prevedere correttamente questi costi è essenziale per garantire l'efficienza operativa dell'hotel. Un quadro chiaro di queste spese, in particolare in termini di stipendi del personale, manutenzione e costo del venduto (COGS) nei servizi di ristorazione, consente agli albergatori di prendere decisioni finanziarie consapevoli, allocare le risorse in modo efficace e anticipare le variazioni delle spese operative.

d. Condizioni di mercato e concorrenza

Le condizioni di mercato e i fattori competitivi svolgono un ruolo cruciale nella definizione del budget alberghiero. Tenere d'occhio le tendenze economiche, gli sviluppi locali e le strategie di prezzo della concorrenza consente agli albergatori di prevedere l'evoluzione delle proprie performance finanziarie. Questi fattori influenzano la capacità di adeguare le tariffe delle camere, implementare prezzi dinamici o modificare i costi operativi.

Inoltre, monitorare la concorrenza aiuta a garantire che il vostro hotel mantenga prezzi strategici e sia competitivo sul mercato, bilanciando la generazione di fatturato con la gestione dei costi. Nel processo di budgeting, comprendere il contesto economico più ampio e il panorama competitivo può aiutarvi ad allocare le risorse in modo più efficace e a migliorare la redditività complessiva.

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e. Costi imprevisti ed emergenze

Spese impreviste, come riparazioni di emergenza, guasti tecnologici o modifiche normative, sono inevitabili nel settore alberghiero. Per proteggere la stabilità finanziaria dell'hotel, è sempre opportuno prevedere un fondo di emergenza nel bilancio dell'hotel. Questa riserva consente agli albergatori di far fronte a costi imprevisti senza compromettere l'operatività dell'hotel.

Assegnare una parte del budget alla gestione di queste emergenze garantisce il mantenimento del regolare funzionamento dell'azienda anche in caso di circostanze impreviste. Che si tratti di un guasto al sistema HVAC o di improvvisi problemi di manutenzione, questo fondo di emergenza è fondamentale per gestire i costi imprevisti, mantenendo al contempo un fatturato costante e preservando la salute finanziaria complessiva.

Come si crea un budget per un hotel?

Ecco i passaggi chiave per creare in modo efficace un budget per il tuo hotel, garantendo un'allocazione strategica e il successo finanziario.

1. Raccogliere dati

Inizia raccogliendo dati finanziari storici completi, inclusi trend di occupazione, ADR (tariffa media giornaliera), RevPAR (ricavo per camera disponibile), feedback degli ospiti e condizioni di mercato. Utilizzando il sistema di gestione patrimoniale (PMS) del tuo hotel e campioni di budget precedenti, puoi analizzare le performance passate e identificare i principali flussi di entrate, come le prenotazioni delle camere e le vendite di cibo e bevande. Questi dati forniscono una solida base per la pianificazione del budget e la previsione dei ricavi.

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2. Stabilisci obiettivi realistici

Stabilisci obiettivi finanziari raggiungibili e in linea con gli obiettivi strategici del tuo hotel. Concentrati sugli obiettivi di fatturato per ogni reparto, inclusi camere, ristorazione e altri servizi. Determina i margini di profitto e delinea chiaramente le spese operative come costi di manodopera, utenze e manutenzione. Garantire che questi obiettivi siano realistici e in linea con le tendenze del mercato consente di migliorare le previsioni di budget e di aumentare il potenziale di redditività.

3. Previsione delle entrate

Utilizza dati storici e approfondimenti di mercato per prevedere i ricavi da diverse fonti, tra cui la vendita delle camere, il settore food & beverage e servizi aggiuntivi come spa o eventi. Considera fattori come fluttuazioni stagionali, eventi locali e variazioni della domanda. Prevedendo con precisione i flussi di fatturato, inclusi i costi dei beni venduti nel settore food & beverage, puoi allocare meglio le risorse e pianificare potenziali variazioni di entrate e spese.

4. Assegnare le risorse

Assegnate in modo efficace il budget alle aree operative chiave, come personale, budget di marketing, investimenti tecnologici e migliorie alla struttura. L'utilizzo di un approccio di budget flessibile consente di apportare modifiche in base ai livelli di domanda, sia durante i periodi di alta stagione che in quelli di bassa stagione. Date priorità ai costi del personale, alle spese di marketing e agli investimenti che miglioreranno l'offerta di servizi del vostro hotel, tenendo conto anche dei costi fissi come utenze e manutenzione.

5. Monitorare e regolare

Monitora regolarmente l'andamento del tuo budget confrontando i ricavi e le spese effettivi con i dati preventivati. Implementa un processo proattivo di budgeting e forecasting per identificare tempestivamente eventuali discrepanze e apportare le opportune modifiche. Ad esempio, se i costi del lavoro sono superiori alle aspettative o i ricavi derivanti dalla ristorazione sono inferiori, modifica il budget per garantire il raggiungimento degli obiettivi finanziari senza compromettere la qualità del servizio o l'efficienza operativa.

6. Monitorare le metriche chiave

Tieni traccia degli indicatori chiave di prestazione (KPI) essenziali, come ADR, RevPAR, tassi di occupazione e costi del lavoro, per valutare la salute finanziaria e garantire l'allineamento con il budget del tuo hotel. Utilizza il tuo PMS per raccogliere dati e rivedere regolarmente la tua strategia di revenue management. Il monitoraggio di questi KPI ti aiuterà a prendere decisioni consapevoli in merito a prezzi dinamici e agli aggiustamenti necessari dei costi operativi.

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7. Rivedere e comunicare

Rivedere regolarmente il budget dell'hotel e assicurarsi che tutti i reparti siano allineati con gli obiettivi finanziari. Ciò richiederà una comunicazione efficace in tutto l'hotel, dalla direzione al personale, assicurandosi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda spese, obiettivi di fatturato e costi operativi. La collaborazione tra i team è fondamentale per rispettare il budget e raggiungere una redditività a lungo termine in un settore alberghiero così competitivo.

Esempio di budget alberghiero: piccolo hotel

Ecco un esempio di piano di budget per un piccolo hotel, che illustra i principali flussi di entrate e le categorie di spesa.

a. Previsioni di fatturato

• Ricavi delle camere : $ 300.000 (ipotizzando una tariffa giornaliera media di $ 150 e 2.000 pernottamenti venduti)
• Ricavi da cibo e bevande : $ 50.000 (stima basata sulla domanda degli ospiti e sulla spesa media per ospite)
• Servizi aggiuntivi (Spa, organizzazione eventi) : $ 25.000 (in base ai dati storici e alle tendenze del mercato)
• ‍Ricavi totali: $375,000

b. Tipi di budget

• Bilancio operativo: $ 200.000 (include spese quotidiane come stipendi del personale, manutenzione e utenze)
  • Costi di manodopera : $ 75.000 (include gli stipendi del personale addetto alla reception, alle pulizie e alla cucina)
  • Spese operative:
    • Utenze: $ 20.000
    • Manutenzione: $ 15.000
    • Prodotti per la pulizia: $ 10.000
    • Marketing e pubblicità: $ 25.000
    • Assicurazione: $ 5.000
• Budget di capitale : $ 40.000 (per miglioramenti della proprietà e acquisto di nuove attrezzature)
• Budget di flusso di cassa : $ 25.000 (per spese impreviste e liquidità a breve termine)

c. Costo dei beni e spese operative

• Costo dei beni venduti (cibo e bevande) : $ 20.000 (supponendo che il 40% dei ricavi del settore F&B sia destinato al costo dei beni)
• Altre spese operative : $ 90.000 (include costi amministrativi, tecnologia e forniture)

d. Budgeting e previsioni

Revisioni periodiche garantiranno il rispetto del budget da parte dell'hotel. In base alle previsioni, l'hotel punta a raggiungere un margine di profitto di circa il 10% (37.500 dollari). Verranno apportate modifiche trimestrali al budget per tenere conto delle fluttuazioni stagionali e dei costi imprevisti, garantendo la stabilità finanziaria.

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Pensiero finale

Un'efficace pianificazione del budget alberghiero è essenziale per i piccoli hotel per garantire stabilità finanziaria e redditività. Concentrandosi sui tre principali tipi di budget – operativo, di capitale e di flusso di cassa – gli albergatori possono prendere decisioni consapevoli e allocare le risorse in modo efficiente. Un budget e delle previsioni accurati, supportati da dati storici e approfondimenti di mercato, aiutano a ottimizzare i flussi di entrate e a controllare i costi operativi. Revisioni e adeguamenti periodici alle previsioni di budget garantiscono che l'hotel rimanga finanziariamente agile e competitivo nel dinamico settore dell'ospitalità. Con una solida gestione finanziaria, i piccoli hotel possono massimizzare la redditività e sostenere una crescita a lungo termine.

Questo post fa parte della nostra serie di contenuti speciali su " La guida completa alla gestione alberghiera: dalle operazioni all'esperienza degli ospiti "